Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, (voormalige) medewerkers en externen.

Graag maken wij je er op attent dat wij de persoonsgegevens die je ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een  eventuele (arbeids)overeenkomst te sluiten en uit te voeren. Ook verzamelen en gebruiken wij jouw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers.

Gelet op deze noodzaak ben je verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als je ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met je doorlopen, een (arbeids)overeenkomst met je aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

Ben je medewerker, dan gebruiken wij jouw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeidsovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:

1. de behandeling van personeelszaken;
2. het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
3. het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van jouw als werknemer of stagiair.

Ben je een sollicitant, dan gebruiken wij jouw gegevens om met jou te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en de eventuele afhandeling van de door jou gemaakte onkosten.

Ben je een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.

 

Doorgifte aan derden

 Het is mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst. Het gaat om in ieder geval om (maar niet beperkt tot) de volgende partijen:

• de Belastingdienst;
• het UWV;
• onze arbodienst/bedrijfsarts;
• Pensioenverzekeraar;
• Leasemaatschappij;
• Verzuimverzekeraar;
• salarisadministrateur/accountant;
• IND

Soms zal het verstrekken van jouw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, IND, de arbodienst/bedrijfsarts.

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids-)overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren, zoals bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van jouw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de  salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van jouw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die de salarisadministrateur heeft. Om de (arbeids-)overeenkomst met jou uit te voeren, heeft de salarisadministrateur jouw persoonsgegevens nodig.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar jouw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Jouw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

 

Bewaarperiode persoonsgegevens

Wij zullen jouw sollicitatiegegevens voor een periode van 4 weken bewaren, of maximaal 1 jaar indien je daar toestemming voor hebt gegeven.

De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.

Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

 

Rechten

Je hebt het recht om ons te vragen om jouw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kun je ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heb je het recht om te vragen om jouw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken. Ook kun je bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van jouw gegevens. Vind je dat wij onjuist omgaan met jouw persoonsgegevens dan kun je hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt je ons verzoeken om verkrijging van jouw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.

Je kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kun je geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.

Om jouw rechten te kunnen uitoefenen kun je je wenden tot: Crux Agribotics B.V., Flight Forum 3725, 5657 DX Eindhoven, Netherlands, +31 40 747 00 85, info@cruxagribotics.com. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van jouw persoonsgegevens kun je uiteraard contact met ons opnemen.